Voorstellen stapelen

Eric doet een voorstel tijdens de MT-vergadering. Het is even stil. Een ander MT lid zegt: ‘ik ben vóór’. Dan volgt een verhaal van Annet met voorwaarden waar eerst aan voldaan moet worden voordat het voorstel haar goedkeuring krijgt. Zij doet een nieuw voorstel met allemaal aanpassingen op het eerdere voorstel. Hierover wordt wat heen en weer gepraat waarna Jan met wéér een nieuw voorstel komt.  Het MT is inmiddels totaal in verwarring. Over welk voorstel hebben we het nu?

Het stapelen van voorstellen is een nationale hobby in werkend Nederland. Het is een van de manieren waarop besluitvorming in teams vertraagt of bijna onmogelijk wordt. Een voorstel doen op een eerder voorstel is een soort ‘ja, maar..’ hetgeen vaak een volgend ‘ja, maar..’ oproept. Degene die het eerste voorstel gedaan heeft, zal het volgende voorstel waarschijnlijk als een afwijzing opvatten en zijn grenzen sluiten voor de informatie die daar in zit, enz.

Dit illustreert wat Steven Covey bedoelt als hij zegt: ‘we luisteren niet om te begrijpen, maar we luisteren om antwoord te geven’.

Hoe kun je wel constructief omgaan met een voorstel waar je het niet mee eens bent?

De effectiefste manier is het voorstel eerst samenvatten: ‘dus jij stelt voor a, b, c?’. Degene die het voorstel gedaan heeft, zal daardoor zijn grenzen openhouden voor de informatie die jij in te brengen hebt omdat hij wéét dat je zijn voorstel hebt begrepen (anders kun je het niet samenvatten). De volgende stap is dat je de delen van het voorstel waar je het wel mee eens bent, eerst noemt: ‘ik vind a en b ook belangrijk en kan die ondersteunen’.  Je maakt daarmee duidelijk wat jullie gemeenschappelijke grond is. Daarna is de tijd rijp voor het inbrengen van je bezwaren, bijvoorbeeld zo: ‘Hoe kunnen we het voorstel zó aanpassen dat het ook tegemoet komt aan de bezwaren d en e?’. Je nodigt daarmee de inbrenger van het voorstel uit samen te zoeken naar een manier om jouw informatie op te nemen in het voorstel. Het wordt daarmee een gezamenlijke zoektocht in plaats van een wederzijds aftroeven.

Een alternatieve en ook effectieve manier van besluitvorming is ontwikkeld door Brian Robertson met zijn Holacracy model. Binnen het Holacracy model is het onmogelijk om voorstellen te stapelen. Diederick Janse en Marco Bogers hebben hierover een helder en makkelijk lezend boek in het Nederlands geschreven ‘Getting teams done’.

Tenslotte: er is niets mis met het doen van voorstellen; integendeel het is een teken dat teamleden verantwoordelijkheid nemen en commitment tonen. Het doen van een tegenvoorstel (stapelen) is alleen een ontkenning van het eerdere voorstel en daarom niet effectief.