‘Net toen we een beslissing wilden nemen, ketste het weer af’

By 23 februari 2016Blog algemeen

Het P&O team overlegt voor de derde keer over de keuze van een nieuwe Arbodienst.  Alle voors en tegens zijn langs geweest. Er zijn nog twee kandidaten over en het lijkt er op dat het team wil gaan beslissen, want de meningen liggen dicht bij elkaar. Je voelt de verwachting en de spanning in het team oplopen. Dan zegt iemand dat we nog niet genoeg gegevens hebben om vast te stellen of er aan het selectiecriterium ‘responsiviteit’ is voldaan. Hij wil dat daar eerst goed naar wordt gekeken. De energie in het team loopt weg alsof het een ballon is. 

Yvonne Agazarian noemt zo’n moment het ‘ontrafelen’ van een beslissing. Vanuit een systeemperspectief is de betreffende persoon een stem voor het team en niet de schuldige dwarsligger.

Besluiten nemen met een groep, is in veel organisaties lastig. Een oplossing die we vroeger veel zagen, is het besluit overlaten aan de ‘sterke’ man of vrouw. In moderne organisaties heeft dat het grote nadeel dat het draagvlak voor het besluit beperkt is, waardoor een effectieve uitvoering van het besluit niet goed gaat. ‘Het is een beslissing van de baas’ betekent dat ik het wel zal uitvoeren, maar dat ik er even niet ben als het mis gaat. En ik ben er ook niet als ik me met hart en ziel moet inzetten om het te laten slagen. We zien in steeds meer organisaties dat men streeft naar besluitvorming waar ‘iedereen’ achter kan staan.

Nu is echt gemeenschappelijke besluitvorming iets dat alleen teams kunnen die al een zekere ontwikkeling hebben doorgemaakt: taakvolwassen teams. Een besluit nemen, betekent voor een team dat het afscheid neemt van het bekende terrein waar alle opties nog open zijn. Het team zet daarmee een stapje in een onbekend gebied en dat geeft altijd spanning. Als een team die spanning gezamenlijk kan ‘verduren’, is het in staat beslissingen te nemen.

Het P&O team uit het voorbeeld heeft uiteindelijk toch een beslissing genomen door aan te sluiten in plaats van de ‘dwarsligger’ te verketteren. Iemand sloot aan bij de ‘dwarsligger’ door te zeggen: ‘ik hoor je zeggen dat …’ en vervolgens heel precies te reflecteren wat hij gezegd had. De ‘dwarsligger’ kon daardoor zijn grenzen open houden en de informatie die daarna kwam integreren. Hij zag in dat het criterium op een andere manier voldoende was onderzocht en had daarna geen onoverkomelijk bezwaar tegen het besluit.

Als teams zich bewust worden van het ‘ontrafel-mechanisme’, zetten ze een grote stap op weg naar taakvolwassenheid. Ze kijken dan niet meer alleen naar het eigen standpunt, maar ook naar het groepsproces om tot besluiten te komen. En dat is het begin van systeem-georiënteerd werken.

blog overzicht