Liesbeth krijgt zoveel e-mail dat zij het niet meer kan bijhouden.

By 23 februari 2016Blog algemeen

Tijdens een Management Development traject, horen we de klacht van afdelingsmanager Liesbeth. Haar medewerkers overstelpen haar met e-mails en zij weet echt niet meer waar ze de tijd vandaan moet halen om ze te beantwoorden. Het ergste is dat de meeste niet kunnen wachten. We onderzoeken met haar wat voor soort e-mails het zijn en hoe het komt dat zij er zo ontzettend veel krijgt die niet kunnen wachten.

Liesbeth blijkt de manager-pet stevig op het hoofd te hebben, maar geen tijd te stoppen in haar leider-pet en coaching-pet. Marijke Lingsma (*) onderscheidt drie petten van de manager: die van leider (doelen communiceren), die van manager (organiseren, fixen, knopen doorhakken) en die van coach (medewerkers ontwikkelen). De verleiding om vooral de manager-pet op het hoofd te zetten is groot bij Liesbeth en bij de meeste andere managers die we kennen.

Als een medewerker bij Liesbeth komt met een probleem, via e-mail of direct, weet zij meteen de oplossing. De medewerker is tevreden: hij heeft niet alleen de oplossing, maar hij is ook nog eens in de rug gedekt als het mis mocht gaan. Liesbeth is ook tevreden want het blijkt maar weer hoe goed zij thuis is in dit werk en hoe onmisbaar voor haar medewerkers.

Wat zij zich niet realiseert, is dat er een afhankelijkheidsrelatie ontstaat tussen haar en haar medewerkers. Zij went haar medewerkers eraan dat zij overal een oplossing voor weet en dat zij daardoor de verantwoordelijkheid overneemt voor dingen waar medewerkers eigenlijk zelf verantwoordelijk voor zijn. Het is dan ook niet gek dat haar mail-box overloopt: iedere beslissing die haar zeven teamleiders eigenlijk zelf zouden kunnen en moeten nemen, gaat langs Liesbeth.

We leren Liesbeth de essentie van coachen met een methode die ‘Tien Minuten Coaching’ heet (**). In een rollenspel spelen we steeds een medewerker die haar beslissingen door Liesbeth wil laten nemen. Liesbeth leert de bal terug te leggen, door samen met de medewerker te onderzoeken onder wiens verantwoordelijkheid het probleem eigenlijk valt. Zij leert vervolgens te vragen welke volgende stap de medewerker kan zetten om zelf tot een oplossing te kunnen komen. Het vergt veel zelfbeheersing van haar, want zij weet al lang hoe ze het probleem van de medewerker zou aanpakken.

In organisaties die resultaatverantwoordelijke medewerkers als uitgangspunt nemen, zijn de leider-pet en coaching-pet minstens zo belangrijk als de manager-pet. Door als manager veel en duidelijk te communiceren over het doel van de organisatie en de afdeling (leider-pet), krijgen medewerkers een kader waardoor zij zelf afwegingen kunnen maken of activiteiten en besluiten voldoen aan de doelen. De manager communiceert daardoor ook dat zij medewerkers volwassen genoeg acht om zelf die besluiten te nemen. Door als manager je medewerkers te leren hun eigen problemen op te lossen en hun eigen beslissingen te nemen (coaching-pet) neemt het ‘naar boven delegeren’ af, krijgen medewerkers zelfvertrouwen en worden ze taakvolwassen.

Naschrift: vanwege de vakantieperiode komt de volgende blog weer in september

(*) Marijke Lingsma, Aan de slag met Teamcoaching, 1999
(**) Katarina Billman en Curt Enquist (2012)

blog overzicht