Bij de koffie automaat hoor je een heel ander verhaal

By 23 februari 2016Blog algemeen

In het wekelijkse MT-overleg van het installatiebedrijf hebben alle leidinggevenden de mogelijkheid hun collega’s te informeren over wat er speelt binnen hun afdeling en dat operationeel met elkaar af te stemmen. De directeur gebruikt het MT om zijn beleidsplannen uit de doeken te doen. Het MT-overleg verloopt altijd harmonieus en het lijkt erop dat het een eensgezinde club is. Bij de koffie automaat horen we een heel ander verhaal.

MT-leden klagen over het ‘autisme’ van hun baas, die naar niemand luistert en vooral zijn eigen gang gaat. Zijn plannen voor een nieuw performance-meetsysteem, waar zojuist nog niemand bezwaar tegen maakte, worden nu afgekraakt. Er worden ook meningen uitgewisseld over werk van andere collega’s die er net niet bij zijn.Veel consequenties lijkt het allemaal niet te hebben. Iedereen gaat gewoon weer aan het werk.

Dit verschijnsel zien we eigenlijk in meer of mindere mate in alle organisaties waar we komen. Vanuit een systeemperspectief is dit het bespreken van informatie uit de ene context (MT-overleg) in een andere context(informele uitwisseling), waar deze niet thuis hoort, omdat die context een ander doel heeft. Je kunt het ook als een informatie-lek zien, waardoor de informatie in de oorspronkelijke context (MT-overleg) niet meer aan de orde komt en verwerkt kan worden. Bij de koffieautomaat kwam een ‘verschil’ boven tafel dat tijdens het overleg zelf niet werd onderzocht en daarom ook niet kon worden opgelost.

Toen wij dit aankaartten in het MT, was er een groep die vond dat dit gedrag bij de koffieautomaat een belangrijke functie heeft voor het bedrijf: stoom afblazen. Het kon geen kwaad volgens hen en het had een belangrijke functie omdat men zo van elkaar wist hoe men er echt over dacht.We hebben met de groep onderzocht welke functie het MT-overleg voor hen had. Het bleek dat de meeste managers het overleg met een korrel zout namen: ze wisten dat niemand het achterste van zijn tong liet zien en het werd breed ervaren als een rituele dans. ‘Als ik iemand echt nodig heb, dan zoek ik hem wel op’ was een opmerking die bijval kreeg.

We hebben met het hele team een middag geoefend met een rol-doel-context model toegepast op het MT overleg. De vragen waren:

  • Is een MT-overlegbelangrijk om de doelen van het installatiebedrijf te realiseren?
  • Welk soort informatie moet daarin worden verwerkt en welke besluiten daarin genomen?
  • Wat belet je om ‘verschillen’ te onderzoeken in het MT in plaats van ze te verketteren bij de koffieautomaat?
  • Wat is een functionele en wat een disfunctionele rol van de deelnemers aan dat overleg?
  • Welk gedrag van andere deelnemers of de directeur maakt dat jij zelf in een disfunctionele rol terecht komt?
  • Hoe zorg je ervoor dat je weer in een functionele rol terecht komt?
  • Welk gedrag van jou maakt dat anderen in een disfunctionele rol terechtkomen?

Het effect hiervan was dat de deelnemers eigenaarschap voor het MT-overleg begonnen te nemen en de informatie die eerst alleen bij de koffieautomaat naar boven kwam, in het overleg zelf brachten. Hoewel dat in het begin voor iedereen confronterend was, kwam de informatie wel boven tafel dáár waar hij onderzocht kon worden,waarmee het ‘lek’ boven water kwam.

blog overzicht