Het directieoverleg kwam  moeizaam op gang. Een van de directeuren leek wat afwezig. De vergadering sleepte zich voort en de beslissing die men wilde nemen, kwam maar niet tot stand. De algemeen directeur onderbrak de uitwisseling: ‘Bert, je lijkt er niet helemaal bij te zijn. Is er iets dat je afleidt?’

Bert bleek inderdaad een afleiding te hebben. Zijn dochter deed eindexamen en hij was er niet gerust op. Nadat hij dit gedeeld had met zijn collega’s, kon hij zich weer concentreren op het werk en werd het besluit alsnog, goed onderbouwd, genomen.

Op een willekeurige werkdag bewegen we ons van de ene context in de andere: thuis, verkeer, werk situatie 1, werk situatie 2, enz.  Iedere context heeft zijn eigen doel en bij ieder doel hoort een bepaald soort functioneel gedrag. Vaak blijft informatie uit de ene context echter ‘hangen’ als we inmiddels al weer in een andere context zijn. Zoals in het voorbeeld hierboven leidt de informatie uit de vorige context soms af van het doel van de nieuwe context. In gewoon Nederlands: ‘je kunt je hoofd er niet bij houden’.

De interventie van de algemeen directeur in het voorbeeld, was functioneel. Doordat Bert zijn ‘afleiding’ deelde met de groep, kon hij er weer volledig bij zijn. Nu is het in de praktijk helaas zo, dat we heel vaak ‘missen’ dat we zelf of iemand anders is afgeleid en dat we gewoon doorjakkeren in ons overleg. Niet alleen degene die is afgeleid, heeft daar last van, maar uiteindelijk het hele team, omdat de informatie van degene die is afgeleid onvoldoende in de bespreking komt.

Je kunt een afleiding ontleden in twee componenten: de feiten, en de daardoor opgeroepen gevoelens. In het voorbeeld was het feit het eindexamen van Berts dochter. Het bijbehorende gevoel was spanning (of ze wel zou slagen). Door zowel het feit als het gevoel te delen met zijn collega’s, werd de spanning niet meer iets van Bert alleen, maar werd deze geabsorbeerd en gedragen door de groep. Bert kon zich daardoor weer concentreren op de context van de directievergadering. Dit proces kun je vergelijken met het aarden van elektrische spanning. De groep fungeert als aarde waar de spanning in wegvloeit.

Hoe kun je er nu voor zorgen dat afleidingen in vergaderingen systematisch worden aangepakt? Als je de aardingsmetafoor doorzet is de vraag: hoe kun je de aardingscapaciteit van een groep bewust benutten?

Een laagdrempelige methode is een check-in aan het begin van een vergadering. Als voorzitter vraag je de deelnemers om de beurt in een paar zinnen te vertellen wat ze bezighoudt. Het maakt niet uit of het iets in de privésfeer is, of iets dat met het werk te maken heeft. Zo’n rondje kost vaak wel een minuut of vijf tot tien van de kostbare tijd, maar de sfeer is daarna zoveel meer ontspannen en de concentratie op het werk zoveel beter, dat het een goede investering is.